Karyawan Tepat Berawal dari Job Desc yang Benar

Pasti sudah sering ya mendengar istilah Job Desc atau Job Description. Saat sebelum memulai pekerjaan baru atau hendak menempati jabatan baru pasti salah satu hal yang dipertanyakan adalah Job Desc atau Job Description. Tak hanya penting untuk diketahui karyawan agar lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya, HRD juga wajib memiliki pemahaman yang baik tentang Job Desc atau Job Description agar bisa menapatkan karyawan yang berkualitas.

Job Desc atau Job Description adalah uraian pekerjaan dalam bentuk catatan atau daftar yang berisikan tugas, peran dan tanggung jawab pada sebuah posisi di perusahaan. Dengan kata lain, Job Desc atau Job Description merupakan gambaran dari sebuah posisi kerja yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh pihak perusahaan.

HRD harus membuat Job Description sebelum menerbitkan informasi posisi kerja yang dibuka, kemudian menginformasikannya pada calon pelamar kerja lewat berbagai media seperti website perusahaan, media sosial, aplikasi pencari kerja dan sebagainya. Setelah mendapatkan karyawan baru pun sebaiknya berikan kembali Job Description dalam bentuk file cetak pada karyawan yang bersangkutan, dengan meniadakan poin ‘kualifikasi yang dibutuhkan’. Kemudian, secara berkala harus dilakukan pengkajian Job Description yang sudah ada apakah masih relevan atau perlu dilakukan perubahan.

Saat sebelum memutuskan untuk melamar kerja sebaiknya calon pelamar sudah mengetahui dan menimbang dengan matang Job Description pada posisi dan perusahaan yang dituju, yakni lewat informasi lowongan posisi yang ada di berbagai platform atau media pencarian kerja. Jika telah diterima oleh perusahaan tersebut, alangkah baiknya untuk meminta pada HRD atau atasan langsung terkait informasi Job Description.

Dalam sebuah perusahaan pada umumnya HRD lah yang bertugas untuk membuat Job Desc atau Job Description. HRD perlu untuk membuat dan meregulasi isi Job Desc atau Job Description secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun isi dari Job Desc atau Job Description antara satu karyawan dengan karyawan lain bisa berbeda-beda bergantung pada jenis pekerjaannya. Namun, secara umum terdapat beberapa unsur yang wajib ada pada setiap Job Desc atau Job Description yang dibuat agar sederhana dan jelas.

Agar Job Desc atau Job Description sesuai dengan karakteristiknya yang harus sederhana dan memuat kejelasan uraian pekerjaan yang dibutuhkan, maka ada setidaknya 8 unsur utama Job Desc atau Job Description yang harus ada pada setiap Job Desc atau Job Description tersebut, yakni: identitas pekerjaan, lokasi kerja, objective dari pekerjaan yang dimaksud, detil tugas dan kewajiban, report line, kriteria yang esensial, gambaran perusahaan, informasi lamaran. Identitas Pekerjaan

Berisi nama posisi kerja yang disertai dengan deskripsi atau ringkasan singkat dan jelas terkait posisi tersebut.

Cantumkan informasi lokasi kerja yang tepat. Jika perusahaan akan menempatkan kandidiat karyawan di kantor cabang maka harus disampaikan secara rinci dan benar, jika tidak, maka kandidat karyawan yang telah lolos seleksi kemungkinan akan mundur ketika mengetahui penempatan lokasi kerjanya tidak sesuai.

Apa tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi kerja terkait bisa membantu kandidat atau pelamar kerja untuk mendapatkan gambaran jelas terkait pekerjaannya dan bisa lebih matang untuk mempertimbangkannya. Hal ini sangat bermanfaat untuk memperlancar proses skrining selanjutnya.

Tulis secara detail dan lengkap dengan bahasa yang sederhana tentang apa saja tugas-tugas kerja terkait posisi kerja yang dibuka.

Pentingnya mencantumkan informasi report line akan sangat berguna untuk memberikan gambaran jelas terkait pekerjaannya sehingga pelamar kerja dapat mengukur kemampuannya serta membandingkannya dengan peluang lain.

Proses penyaringan kandidat karyawan akan lebih lancar jika di awal HRD mencantumkan kriteria-kriteria yang krusial.

Cantumkan garis besar gambaran perusahaan seperti tahun pendirian, jumlah karyawan aktif, jumlah kantor cabang, prestasi yang pernah diraih perusahaan, serta informasi-informasi lain yang dapat mengangkat citra perusahaan.

Sampaikan informasi tentang bagaimana pelamar harus memproses lamaranya, dokumen apa saja yang perlu dilampirkan, hingga tahapan apa saja yang perlu dilalui.

Setelah memahami unsur-unsur Job Description, berikutnya adalah melakukan persiapan sebelum membuat Job Description.

Agar bisa membuat Job Description yang benar-benar tepat manfaat bagi perusahaan, HRD perlu melakukan serangkaian persiapan penting dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Lakukan analisa terhadap posisi kerja yang sedang dibuka, seperti apa latar belakang dibukanya posisi tersebut, bagaimana tingkat kebutuhan posisi yang dibuka, skill apa saja yang harus dimiliki kandidat karyawan untuk bisa mengisi posisi tersebut. Tidak ada salahnya juga untuk membandingkan posisi sama yang dimiliki oleh perusahaan lain untuk menghindari kemungkinan over atau under expectation.

Pahami betul kepribadian perusahaan lalu tuangkan dalam deskripsi singkat, misalnya gambaran yang menunjukkan bahwa perusahaan termasuk start-up yang menerapkan budaya kerja keras, atau perusahaan yang visioner, dan sebagainya.

Tulis keseluruhan Job Description secara rapi, jelas dan testruktur. Hal ini bisa membuat kredibilitas perusahaan semakin bertambah di mata pelamar.

Jika ada poin penting yang menjadi perhatian khusus perusahaan akan kebutuhan posisi tersebut, seperti “dibutuhkan segera”, “siap target”, “mau relokasi ke seluruh cabang’ dan sebagainya. Tulislah dengan memberikan penekanan seperti cetak tebal, tanda petik, atau menuliskan dalam poin tersendiri agar bisa langsung mendapatkan perhatian pelamar.

Job Desc atau Job Description yang telah dibuat meski telah melalui pesiapan yang baik dan memenuhi segala unsur utamanya, seringkali dalam praktiknya tidak berjalan sesuai harapan atau dengan kata lain, tidak efektif.

Oleh karenanya dibutuhkan teknologi pendukung yang mampu meningkatkan tingkat keberhasilan dan efektifitas Job Desc atau Job Description yang telah dibuat, yaitu dengan menggunakan aplikasi atau software HRIS FingerspotOne.

Aplikasi atau software HRIS FingerspotOne bermanfaat untuk mempermudah kerja HRD dalam mengoptimalkan efisiensi pelaksanaan Job Desc atau Job Description karena dibekali dengan fitur-fitur, seperti:

***

Sumber: Karyawan Tepat Berawal